Calitate Mediu

CERTIFICAREA ISO 14001:2005

Scopul standardului ISO 14001:2004 este de a oferi un cadru specific pentru o abordare strategica a politicii de mediu a unei organizatii precum si a planurilor si actiunilor sale in acest domeniu.

Respectarea cerintelor standardului ISO 14001:2005 presupune existenta unui sistem ce identifica impactul pe care o organizatia il are asupra mediului si modaslitatile de minimizare a acestui impact.

Standardul masoara gradul de conformanta al sistemului de management de mediu (EMS – Environmental Management System) al unei organizatii in raport cu anumite cerinte, dar este suficient de flexibil incat sa permita companiilor sa-si integreze obiectivele de afaceri in acest sistem de management de mediu.

CERTIFICAREA ISO 14001:2005

• confirma respectarea angajamentele de control a impactului adus mediului, (colectarea si gestiunarea deseurilor,etc)
• repezinta cea ma buna practica pentru un management proactiv al impactului asupra mediului.
• asigura clientii ca pot avea incredere in faptul ca organizatia minimizeaza impactul asupra mediului prin procesele, produsele si serviciile proprii.
• prezinta atestarea capacitatii organizatiei de a indentifica toate impacturile asupra mediului si aspectele asociate, si apoi sa implementeze actiuni pentru a imbunatati procesele, cu prioritate in zonele cu aspecte semnificative.
• obligă conducerea organizatiei să reconsidere din punct de vedere strategic toate sectoarele de activitate care au un anumit impact asupra mediului înconjurător

CERINŢE PENTRU ORGANIZAŢIE

In vederea definitivarii procesului de certificare ISO 14001: 2005, organizatia trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

• Să aibă documentat, implementat şi să menţină un sistem de management în conformitate cu cerinţele cu ISO 14001: 2005.

·         Să completeze documentele  de evaluare preliminară: “Cererea oficială de certificare” pentru certificarea ISO 14001: 2005

• Să asigure organizarea, resursele, dotările şi competenţa necesare desfăşurării activităţii de certificare.
• Să işi declare disponibilitatea pentru certificare.
• Să transmită, pentru examinare, la organismul de certificare documentaţia sistemului ISO 14001: 2005 (manualul de mediu, proceduri, etc.).
• Să implementeze acţiuni corective pentru neconformităţile semnalate în rapoartele de audit referitoare la examinarea documentaţiei şi la auditurile la faţa locului.
• Să păstreze înregistrările tuturor reclamaţiilor şi a acţiunilor corective implementate referitoare la  sistemul de management solicitat.
• Să permita accesul si sa colaboreze cu echipele de evaluare ale organismului de certificare pentru auditare in vederea certificării.
• Să permită accesul echipelor organismului de acreditare atunci când organismul de certificare este evaluat de către acesta sau atunci când acesta doereşte să verifice certificarea efectuată;
• Sa indeplinească conditiile de certificare pe toata durata valabilitatii certificatului si sa respecte clauzele contractuale.

SOLICITAREA CERTIFICĂRII SISTEMULUI DE MANAGEMENT

In situaţia în care un solicitant doreşte certificarea ISO 14001: 2005 se adresaaza organismului de certificare prin telefon, fax, scrisoare sau vizita la sediul sau.

Organismului de certificare contactează solicitantul pentru informarea în legătură cu procesul de certificare (condiţii de certificare, tarife, documentaţie necesară, condiţii contractuale), stabilind de comun acord modul cum acesta intră în posesia documentelor informative.

ALEGEREA ORGANISMULUI DE CERTIFICARE ISO ISV Business Expert ofera clientilor sai asistenta in alegerea organismului de certificare (national sau international), pentru ca acesata sa corespunda tuturor cerintelor clientului. Chiar daca decizia finala ii apartine clientului recomandam sa se urmareasca urmatoarele aspecte in ceea ce priveste alegerea organismului de certificare: Numarul de clienti Profesionalismul echipei de audit Pozitia / diferentiere pe piata Daca organismul de certificare ales este acreditat de catre o organizatie de acreditare competenta. Daca organismul de certificare ISO 14001: 2005 nu are acreditare competenta, valabilitatea certificatului nu este recunoscuta! Ce dovezi exista si pot prezenta pentru a dovedi acreditarea sa de catre un organism de acreditare recunoscut. Pentru a se emite certificate valabile, organismul de certificare ales trebuie sa faca si dovada ca este acreditat pentru domeniul de activitate al clientului.

ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI

Organismul de certificare elaborează un proiect de contract pe care îl prezintă solicitantului, care  are dreptul de a-şi prezenta  obiecţiile faţă de conţinutul proiectului de contract.

In momentul în care contractul este definitivat, se stabileşte modalitatea de semnare a contractului (la sediul organismului, la sediul organizaţiei sau transmitere prin poştă).

STABILIREA ECHIPEI DE AUDIT

Responsabilul de contract, in baza informatiilor existente in dosarul de certificare propune echipa de audit, formată din una sau mai multe persoane, din care una este numită conducătorul echipei de audit, propunere care este aprobată de Directorul General al organismului de certificare.

Componenta echipei de audit este transmisa apoi prin fax / scrisoare, solicitantului.

ETAPA I A AUDITULUI DE CERTIFICARE

Etapa I a auditului costǎ în evaluarea documentelor sistemului de management (manualul de mediu si procedurile sistemului, politici, structurǎ organizatorică, etc.), pentru a confirma dacǎ acestea satisfac cerinţele ISO 14001: 2005 precum şi o vizitǎ la sediul organizaţiei în vederea determinǎrii gradului de implementare al sistemului de management.

Echipa de audit va analiza: sediul clientului; stadiul clientului în raport cu domeniul sistemului de management; informatii referitoare la procese, locatii, aspecte legale si de reglementare si modul de indeplinire a lor; auditurile interne si analiza de management au fost planificate si realizate.

In urma auditului etapa I, conducătorul echipei de audit întocmeşte un raport de audit, care conţine concluziile analizei documentelor şi vizitei de la sediu.

Dacă se constată neconformităţi, trecerea la auditul etapa a II-a este condiţionată de implementarea corecţiilor şi acţiunilor corective, care vor fi urmărite în cadrul acestui audit.

În această etapă se stabilesc şi detaliile pentru întocmirea planului de audit pentru etapa a II-a.

CERTIFICAREA INIŢIALĂ – AUDITUL

La data stabilită  se desfăşoară auditul de certificare iniţială la sediul clientului.

Scopul evaluării este să confirme că organizaţia aderă la propria politică, obiective şi proceduri

şi că sistemul de management se conformează tuturor cerinţelor standardului aferent, şi realizează obiectivele politicii organizaţiei.

Pe parcursul acestei etape echipa de audit evaluează:

• dovezile referitoare la conformitatea cu toate cerinţele standardului de referinţă sau din alte documente normative;
• monitorizarea, măsurarea, raportarea şi analiza performanţei în raport cu obiectivele şi ţintele stabilite;
• conformarea cu legislaţia si reglementările aplicabile;
• controlul proceselor;
• auditul intern
• analiza efectuată de management
• responsabilitatea managementului pentru realizarea politicii;
• cerinţe legale aplicabile,
• responsabilităţi,
• competenţa personalului,
• constantările şi concluziile auditului intern.

Auditul la faţa locului presupune parcurgerea urmatoarelor activităţi:

• şedinţa de deschidere cu managementul auditatului şi cu responsabilii proceselor auditate;
• efectuarea auditului;
• pregătirea concluziilor auditului ;
• desfăşurarea şedinţei de închidere cu managementul auditatului şi cu responsabilii proceselor auditate, în care sunt prezentate concluziile auditului.

Asadar, organismul de certificare ales de catre Beneficiar, analizeaza:

1. stadiul si modul de implementare a sistemului de management ISO 14001: 2005:
   • Manual de mediu,
   • Proceduri de sistem (Controlul documentelor, Controlul înregistrărilor, Audit intern, Controlul neconformităţilor, Acţiuni corective, Acţiuni preventive),
   • Proceduri operaţionale de mediu (Identificarea şi evaluarea aspectelor de mediu, Monitorizarea performanţelor de mediu, Gestionarea deşeurilor, Evaluarea conformării, Monitorizarea reglementărilor, Pregătire pentru situaţii de urgenţă, Control operaţional, Analiza efectuată de management).
   • Fomulare specifice aferente procedurilor.

1. documentatia intocmita in vederea certificarii ISO 14001: 2005:

Documentatia intocmita in conformitate cu SR EN ISO 14001: 2005, contine:

I. DOCUMENTE CE CONTIN CERINTE

Reprezinta acele inscrisuri care contin cerinte ce trebuie respectate de catre organizatie, si   in functie de autoritatea emitenta exista:

a) documente interne;

b) documente externe.

c) documente rezultate din intelegerile cu tertii

a) Documente interne

Sunt documentele care contin cerinte aplicabile la nivelul zonei de lucru sau la nivelul intregii organizatii si sunt emise de o autoritate relevanta ( Manager, Seful de echipa Directorul General).

Exemple de documente interne:

• manualul de mediu,
• procedurile documentate ale sistemului,
• instructiuni de lucru,
• decizii,
• regulamentul intern,
• fisele de post, etc.

b) Documente externe

Reprezinta documentele emise de o autoritate din afara organizatiei si contin:

1.      Documente cu cerinte legale, emise de o autoritate legala (care are autoritate pe o anumita arie geografica: parlament, guvern, primarie, consiliu local etc.) si pot fi legi, hotarari de guvern, decizii ale consiliului local etc.

2.      Documente cu cerinte de reglementare emise de o autoritate ( Agenţia Naţională pentru Protecţia Mediului – care este instituţia de specialitate a administraţiei publice centrale, aflată în subordinea Ministerului Mediului şi Pădurilor cu competenţe în implementarea politicilor şi legislaţiei din domeniul protecţiei mediului, etc).

3.      Documente emise de terti şi acceptate de organizatie si contin cerinte care sunt respectate in organizatie numai atunci cand exista o autoritate relevanta din organizatie care a aprobat respectarea acestor cerinte;

Aceste documente contin alte cerinte respectate de organizatie, si pot fi carti tehnice ale utilajelor,  instructiuni tehnologice emise de furnizori, standardele ISO, etc

c) Documente rezultate din intelegerile cu terti

Reprezinta acele documente ce contin cerinte ale clientilor / alte cerinte respectate in organizatie intocmite prin negocierea cu tertii (clienti, parteneri etc.) si care sunt acceptate de o autoritate relevanta din organizatiei.

Aceste documente pot fi: contractele cu beneficiarii, comenzi acceptate, intelegeri cu diversi parteneri, etc.

II. INREGISTRARI

Reprezinta acele documente prin intermediul carora se confirma respectarea cerintelor standardului de referinta. Acestea pot fi inscrisuri pe suport hartie sau electronic, etc.

Inregistrarile se pot referi la :

• Controlul documentelor / înregistrărilor
• Auditul intern,
• Controlul neconformităţilor,
• Acţiunile corective / preventive
• Identificarea / evaluarea aspectelor de mediu,
• Monitorizarea performanţelor de mediu,
• Gestionarea deşeurilor,
• Monitorizarea reglementărilor,
• Situaţii de urgenţă,

In urma auditului pot aparea urmatoarele situatii:

• nu s-au inregistrat neconformitati;
• s-au inregistrat neconformitati care pot fi eliminate prin aplicarea de actiuni corective verificabile printr-un audit de urmărire.

RAPORTUL DE AUDIT

In urma auditului de certificare iniţială, conducătorul echipei de audit redactează un raport de audit, care să furnizeze o înregistrare completă, exactă, concisă şi clară a auditului şi care va fi transmis de către organismul de certificare solicitantului.

Raportul de audit trebuie să conţină recomandarea echipei de audit referitoare la acordarea / neacordarea certificatului pe domeniile de activitate acoperite de sistemul de management evaluat.

Recomandarea echipei de audit poate fi una dintre  următoarele  variante:

1. Dacă în timpul auditului nu a fost depistată nici  o neconformitate

Echipa de audit recomandă acordarea certificatului pentru sistemul de management ISO 14001:2005”

1. 2. Dacă în timpul auditului au fost depistate neconformitati

Echipa de audit recomandă acordarea certificatului pentru sistemul de management ISO 14001:2005, numai după implementarea corecţiilor şi a acţiunilor corective”, verificabile prin audit de urmărire.

DECIZIA ASUPRA CERTIFICĂRII

Decizia privind certificarea este bazata pe baza recomandarea echipei de audit, a Secretariatului Tehnic şi cu avizul Directorului General.

ACORDAREA CERTIFICATULUI

Daca decizia este favorabilă, Organismul de certificare emite un certificat care atestă conformitatea sistemului de management evaluat cu cerinţele  standardului ISO 14001: 2005.

Certificatul emis va preciza cel puţin:

• denumirea şi adresa furnizorului, (inclusiv sediile);
• standardul de referinţă ISO 14001: 2005 şi (după caz) alte documente normative valabile pe baza cărora sistemul s-a certificat ;
• domeniul (iile) de certificare (procese, produse şi servicii) acoperit(e) de sistemul de management certificat;
• excluderile de la standardul de certificare;
• data emiterii (certificare iniţială/reînnoire)-data emiterii esta data la care a fost luată decizia de certificare- la care se precizează că valabilitatea certificatului este condiţionată de efectuarea auditurilor de supraveghere;
• data expirării certificatului;
• marca de certificare.
• marca organismului de acreditare.

VALABILITATEA CERTIFICATULUI

In perioada de valabilitate a certificatului, deţinătorul are obligaţia de a menţine caracteristicile şi nivelul sistemului de management de la data acordării certificatului.

Termenul de valabilitate a certificatului ISO 14001:2005 este de 3 ani de la data eliberarii acestuia cu conditia efectuarii auditurilor anuale de supraveghere.

Exemplu:

• auditul de certificare efectuat in data de 01.04.2009, certificat eliberat in data de 01.05.2009.

Valabilitatea certificatului este pana la data de 01.05.2012.

• audit recertificare efectuat in data de 12.03.2012.

Valabilitatea noului certificat este pana la data de 01.03.2015

Recomandam ca recertificarea sa se efectueze în intervalul de valabilitate al certificatului, pentru a putea respecta regularitatea termenelor de audit ale urmatoarelor audituri.

SUPRAVEGHEREA

Pe toată perioada de valabilitate a certificatului acordat, organismul de certificare verifica menţinerea  conformităţii sistemului certificat.

Auditul de supraveghere acoperă toate cerinţele sistemului de management certificat şi se verifică implementarea acţiunilor pentru neconformităţile identificate la auditul anterior, modul de utilizare a mărcii de certificare, tratarea reclamaţiilor şi orice modificare în sistemul de management certificat.

În funcţie de rezultatele auditului de supraveghere, cuprinse în raportul de audit, se decide:

• menţinerea certificatului;
• suspendarea  şi / sau anularea suspendării certificatului de conformitate pentru întreg domeniul de certificare al titularului sau pentru o parte a acestui domeniu;
• retragerea certificatului de conformitate.

AUDITUL DE RECERTIFICARE

Auditul de recertificare are scopul de a evalua continuitatea îndeplinirii tuturor cerinţelor standardului sistemului de management sau ale altor documente relevante.

Auditul de recertificare se efectuează într-o singură etapă, audit la faţa locului.

In cazul în care sunt modificări majore ale sistemului de management (se schimbă standardul de certificare sau alte documente relevante care au stat la baza certificării) sau se doreşte extinderea domeniului de certificare, auditul se efectuează în două etape, ca şi certificarea iniţială.

Auditul de recertificare se efectuează la fata locului şi urmăreşte aceiaşi paşi ca şi auditul de certificare etapa a II-a şi urmăreşte urmatoarele aspecte:

• eficacitatea sistemului de management ţinand cont de schimbările interne şi externe şi relevanţa şi aplicabilitatea lui continuă la domeniul certificării;
• angajamentul organizatiei că aceasta menţine eficacitatea şi îmbunătăţeşte sistemul de management în scopul creşterii performanţei globale;
• daca activităţile sistemului de management certificat contribuie la realizarea politicii si obiectivelor organizaţiei.